Mail (E-posta) Nasıl Yazılır? Kurumsal (Resmi) Mail Yazarken Dikkat Etmeniz Gerekenler

E-mail, mail yani e-posta; elektronik posta anlamına gelir. @ işareti e-mail’in sembolüdür. Sembolden önceki bölüm sizin belirleyeceğiniz e-posta hesap ismi, sonraki bölüm ise servis sağlayan sağlayıcının, markanızın ya da çalıştığınız şirketin isminin uzantısıdır.

Örnek mail adresleri:

burak@niobehosting.com
isminiz@gmail.com

Mail Yazarken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Mail yazarken nelere dikkat edilmesi gerektiğini birkaç madde ile aşağıda listeledik:

Anlaşılır Cümleler Kullanın

Etkili bir e-mail yazmak istiyorsanız, ilk olarak yazdığnız mailin amacını kısa ve öz bir şekilde açıklayın.

Kendinizi Tekrarlamayın

İlgi çekici bir e-mail hazırlamak istiyorsanız, e-mail içeriğinde kendinizi tekrarlamayın.

Sizi tanımayan bir kişiye e-mail gönderiyorsanız, kendinizi kısaca tanıtın ve hemen konuya girin.

E-mail’in anlaşılabilir olması için e-mail’i paragraflara ayırabilir ve maddeler halinde yazabilirsiniz.

Seçenekleri Fazlalaştırmayın

Etkileyici bir e-mail yazmak istiyorsanız, çok fazla seçenek sunmamalısınız. Fazla seçenek okuyucunun kafasını karıştırır ve e-mail’in anlaşılabilirliğini zorlaştırır.

Gönderdiğiniz e-mail’in bir amacı olmalıdır. Herhangi bir iş için attığınız e-posta (ürün pazarlama vb.) çok fazla seçenek içermeden direkt konu ile bağlı yazılmalıdır.

Resmi Mail Nedir?

Resmi mail, genelde bir kurumun veya işletmenin adını içeren bir e-posta’dır. Şirket içerisinde yönetim ve çalışanlar dahil herkes aynı mail uzantısını kullanır.

Örneğin, burak@niobehosting.com kurumsal bir mail örneğidir.

Resmi Mail Nasıl Yazılır?

Resmi mail, yazmadan önce dikkat etmeniz gerekenleri aşağıda sizin için listeledik:

1. Konu Satırı

E-posta alıcısının ilk gördüğü kısım konu satırıdır. Bu nedenle konu satırına dikkat edip, tam olarak ne anlatmak istediğinizi açıklamanız gerekir.

Konu satırı için aklınızda bulundurmanız gerekenler aşağıdaki şekildedir:

• Konu satırınızın basit ve net olduğundan emin olun.
• Konu satırınız kısa olsun ve kelime sayısı 8’i geçmesin.
• Önemli ve bilgilendirici kelimeleri konu satırının başında tutmaya çalışın.

Konu satırı örnekleri

• Niobe Hosting İş Başvurusu
• 2018 Temmuz Pazarlama Verileri
• Ocak Pazarlama Bütçesi

2. Selamlama

Kurumsal e-posta’da olması gerekenlerden en önemli ögelerden biri de e-posta alıcısını selamlamaktır.

• Resmi e-postanız’da alıcıya, onlarla olan ilişkinize uygun bir şekilde hitap ederek başlayın.
• Tanımadığınız veya adını bilmediğiniz bir kişiye e-posta gönderiyorsanız, “Sayın Bey\Hanım” gibi kalıplarla hitap edin.
• Meslektaşlar arasındaki e-posta da ismin önüne “merhaba” gibi bir kelime kullanabilirsiniz.
  Selamlamayı atlamayın ve daima saygılı olun. Resmi bir e-posta yazarken asla takma ad, yalnızca soyad veya ad kullanmayın.

3. E-posta’nın Gövdesi

Gövde, e-posta’nın en önemli kısmıdır. E-posta’nın bütün olarak ne için gönderildiğini net anlatabilmek için bir kalıbı takip etmeniz gerekir.

E-mail’de metnin gövde bölümü ile ilgili dikkat etmeniz gerekenler aşağıdaki şekildedir:

• Açılış paragrafı e-posta’nızın amacını belirtmelidir.
• Alıcı tanımadığınız biriyse, ilk olarak kendinizi tanıtıp e-posta hakkında bilgi vermeniz gerekir.
• Anlaşılması kolay bir şekilde yazmanız ve gereksiz bilgilerden kaçınmanız gerekir.
• Eğer içerikte bir soru soruyorsanız, metnin sonuna “En yakın zamanda cevap almayı umuyorum” tarzında bir cümle; bir soruya cevap veriyorsanız, “Umarım sorunuza yeterince cevap verebilmişimdir” gibi cümleler kullanmanız gerekir.

4. Kapanış

Bu bölüm kurumsal e-mail’deki son bölümdür. E-posta alıcısında iyi bir izlenim bırakmak istiyorsanız bu kısmı etkileyici yazmanız gerekir.
Saygı ifade eden bir kelime ile sonlandırın. Örneğin: “Saygılarımla, Saygılarımızla, Teşekkürler”
Tanımadığınız bir kişiye veya meslektaşınız olan birine gönderiyorsanız tam adınızı yazın.
Adınızın olduğu bölümün yanına veya hemen altına bilgilerinizi (e-posta imzası) yazın.
Bir kurum adına yazıyorsanız, iletişim bilgilerinizi iki kere gözden geçirin.

5. İmza

E-mail imza bölümü okuyucunun, size nasıl ulaşabileceği, kim olduğunuz, ünvanınız gibi bilgileri verebileceğiniz bir bölümdür.

Kurumsal bir e-posta imza bölümünde neler olmalıdır?

• İsminiz ve Ünvanınız
• Telefon numarası veya mail adresi gibi iletişim bilgileriniz
• Takvim Bağlantısı
• İmzada görsellik olması açısından, profesyonel fotoğraf veya bir logo kullanılabilir.

E-posta’da CC ve BCC Kullanımı Nasıl Olmalıdır?

E-posta, kullanan herkes e-mail yazarken mutlaka CC ve BCC alanları görmüştür. Peki bu terimlerin ne anlama geldiğini hiç merak ettiniz mi?

CC (Carbon Copy) Nedir?

Carbon Copy göndermiş olduğunuz bir e-posta’nın kopyasının başka bir alıcıyla paylaşılması anlamına gelir.

CC Hangi durumlarda kullanılır?

Gönderdiğiniz bir e-posta’nın alıcı dışında başka bir kişinin bilgisi dahilinde olmasını istiyorsanız CC kullanabilirsiniz. Örneğin, bir şirkette çalışıyorsunuz, başka bir firmaya göndereceğiniz e-posta’nın yöneticinizin de görmesi gerekebilir, bu kısımda CC kullanmanız, gönderdiğiniz e-posta’nın bir kopyasını yöneticinizin görmesini sağlamış olursunuz.
Ayrıca e-posta alıcısının aynı maili alan kişiler ile tanışma, iletişim kurma fırsatı yaratmak istiyorsanız CC kullanabilirsiniz.

BCC Nedir?

BCC, “Blind Carbon Copy” anlamına gelir. Tıpkı CC gibi, BCC de bir e-posta’nın kopyalarını başkalarına göndermenin bir yoludur. İkisi arasındaki fark, CC kullanıldığında alıcıların bir listesini görebilirsiniz, fakat BCC’de durum böyle değildir. Alıcı, e-posta’nın bir kopyasının başka birine gönderildiğini göremez.

Kurumsal Mail Yazarken Nelere Dikkat Edilmelidir

• Kurumsal e-mail yazarken dikkat etmeniz gereken püf noktalarından bazıları aşağıdaki gibidir:
• Uygun olmayan kişisel bir mail adresi kullanmayın. Şirket adına e-mail yazıyorsanız, kurumsal bir e-posta adresi kullanın.
• Dikkat çekici ve konuyu özetleyen bir konu satırı kullanın.
• E-posta’ya başlarken arkadaşınızla konuşuyor gibi değil, mesafeli bir şekilde giriş yapın.
• Anlatmak istediğiniz şeyi kısa, öz ve net bir şekilde belirtin. Gereksiz uzatma yapmayın.
• E-mail içeriğinde bir dosyadan bahsetmişseniz, kesinlikle dosyayı ekleyin. Ayrıca dosyayı açmadan önce bir fikir oluşması için dosya ismine dikkat edin.
• E-posta’yı bitirmeden önce saygı ifade eden bir kelime kullanın (Saygılarımla vb.).
• İletişim bilgilerinizin olduğu e-posta imzanızı ekleyin.

Kurumsal E-postada Yazı Karakteri Nasıl Olmalıdır?

Öncelikle kurumsal bir e-postada okunabilecek boyutta yazı tipi boyutu seçmelisiniz. Okuyucu, e-postayı okurken zorlanmamalı. Bu tarz kelimelerin net anlaşıldığı yazı tiplerinden, Times New Roman, Arial, Calibri ve Verdana en çok kullanılan yazı tipleridir. Yazı tipi boyutunu 12 yazı rengini siyah olarak ayarlamanız yeterli olacaktır.

E-Posta Yazma Örnekleri

Konu içerikleri ve detaylara değindiğimize göre, birlikte birkaç resmi e-posta örneğini inceleyebiliriz:

İstek E-postası

Konu: İş Teslim Tarihi Uzatma

Merhaba … Bey / Hanım,

Bu e-posta’yı, son tarihi (tarih) olan ASDF proje raporunda bir uzatma talebinde bulunmak için yazıyorum. Çocuklarımdan biri ani bir rahatsızlık yaşadı. Bu yüzden bütün gece ve yarın hastanede olmak zorundayım. Rapor içeriğini tamamlamam için bana en az 5 gün ek süre verebilir misiniz?

Saygılarımla,

(Adınız)
(Telefon numarası)

Unutmayın ki, bu tarz e-posta’larda ne istediğinizi açıkça ve uzatmadan belirtmeniz gerekir. İsteğinizi güçlendirmek için geçerli nedenler sağlarsanız, faydanıza olacaktır.

Bilgi Alma E-postası

Konu: Seminer Salonu Takvim Sorgulama

Merhaba … Bey / Hanım,

(Konum) adresindeki konferans merkezinin müsaitlik tarih ve zamanlarını öğrenmek için yazıyorum.

Şirketimiz (şirketin konumu) bir söyleşiye ev sahipliği yapıyor ve bu yüzden (tarih) tarihindeki önemli bir kurumsal etkinlik için rezervasyon yaptırmak istiyoruz.

Web sitenizi kontrol ettim, ama tam olarak istediğim bilgiyi bulamadım.

Salonunuzun müsait olduğu takvimi bana iletirseniz, en erken zamanda bir program oluşturup rezervasyon için gerekli işlemleri başlatmak isteriz.

Sizden en kısa zamanda yanıt bekliyorum.

Teşekkürler,

(İsiminiz)
(Telefon Numaranız)
(Şirket İsmi)

Şikayet E-postası

Konu: Ofiste Cinsiyet Ayrımcılığına Karşı Şikayet

Merhaba … Bey / Hanım,

Bu e-posta’yı ofiste olan cinsiyete dayalı ayrımcılığı şikayet etmek için yazıyorum.

Bu ay (departman, isim) ile görüşmem vardı ve son dakika görüşmemin iptal olduğunu öğrendim.

(Tarih) ile (tarih) tarihinde bu konu hakkında yaptığım konuşmalarda, bir kadın olarak anlaşmayı kabul etmeyeceğimi düşündükleri için böyle bir karar alındığı, bu iş için kadınların değil, erkeklerin uygun olduğu söylendi.

Bu sorunu daha önce (ilgili isim) özel olarak belirttim, ancak bir özür veya tatmin edici bir yanıt alamadım.

Bu resmi şikayetimle bir adım daha ileriye götürmek, insan kaynakları ve diğer yönetim üyelerinin yardımıyla hızlı bir çözüme ulaşmak istiyorum.

Bu konunun bir an önce çözüme kavuşması dileğiyle…

(İsim)
(Telefon Numarası)

Şikayet e-posta’larında dikkat etmeniz gereken şey, şikayetlerinizi profesyonelliğinizi kaybetmeden, net, ama sert olmayan bir şekilde ifade etmeniz gerekir. Ayrıca şikayetlerinizi yazarken e-posta’nızın dramatik görünmediğinden emin olmalı, suça neden olan konuları veya olayları net bir şekilde ifade etmeli, gereksiz bilgilerden kaçınmalı, şikayetlerinizi kısa ve öz olarak belirtmelisiniz.