E-fatura, faturaları elektronik olarak göndermenin ve almanın güvenli, verimli ve uygun maliyetli bir yoludur. B2B ve B2G işlemleri için giderek daha popüler hale gelen e-fatura, IMARC Group tarafından yapılan araştırmaya göre, 2028 yılına kadar 35,9 milyar dolarlık bir pazara sahip olacaktır.

Peki e-fatura tam olarak nedir?

E-fatura Nedir?

E-fatura, fatura oluşturmak, göndermek, almak ve işlemek için dijital teknolojiden yararlanan modern ve kağıtsız bir faturalama yöntemidir. Fiziksel faturaların basıldığı, postalandığı ve manuel olarak işlendiği geleneksel kağıt tabanlı faturalamanın aksine e-fatura tüm faturalama iş akışını otomatikleştirir.

E-fatura, faturaların önceden tanımlanmış yapılandırılmış bir formatta elektronik olarak iletilmesidir. Bu format, faturaların bilgisayar sistemleri tarafından otomatik olarak okunmasına olanak tanıyarak anında teslim edilmesini ve alınmasını sağlar. Sonuç olarak, faturalama süreci önemli ölçüde hızlanır. 

E-fatura’nın Amacı Nedir?

E-fatura, kağıt faturanın dijital versiyonudur. Her iki tarafın da fatura bilgilerini doğrulayabilmesi ve bunlardan yararlanabilmesi için dijital içerikli işlemlere olanak sağlaması amaçlanmıştır. E-fatura’nın sağladığı büyük avantajlar nedeniyle, e-fatura hizmetlerinin oluşturulması ve yönetimi, işlem taraflarının yakın bir iş ortakları ağında yeni bir standartlaştırılmış elektronik veri alışverişi süreci aracılığıyla iletişim kurmalarına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Buna ek olarak, e-fatura hizmetleri işletmelere tedarikçilerden veya ticaret ortakları olan diğer şirketlerden yapılan satın alımları dijital olarak takip etme fırsatı sunar.

Faturanıza eklemeniz gereken 5 temel öğe

E-fatura kullanmanın avantajları çok geniş kapsamlıdır ve teknoloji ilerledikçe muhtemelen daha da artacaktır. Örneğin, e-fatura verimliliği artırabilir, hataları azaltabilir ve üretkenliği artırabilir. 

E-fatura’lar, iş akışı iyileştirmeleri yoluyla şirketinizin verimliliğini artırabilir. E-fatura ile manuel olarak check-in yapmanıza gerek kalmaz ve diğer görevlere daha fazla odaklanabilirsiniz. Ayrıca, müşterilere gönderilecek manuel çek ve makbuzlara olan ihtiyacı azaltarak zaman kazandırır.

E-fatura’nın Avantajları Nelerdir?

e-fatura

E-fatura, manuel olarak oturum açmak ve kontrol etmek zorunda kalmadan ürün veya hizmetler için fatura gönderebilen otomatik bir sistemdir. Bu, iş akışını iyileştirir, masrafları azaltır ve ödeme işlemlerindeki hataları ortadan kaldırır. 

E-fatura çok çeşitli avantajlar sunar, ancak işte en önemlilerinden bazıları aşağıdaki şekildedir:

1. Artan verimlilik

E-fatura’nın temel avantajlarından biri, faturalama sürecinin verimliliğini önemli ölçüde artırabilmesidir. Billentis tarafından hazırlanan bir rapora göre, e-fatura, çoğu durumda geleneksel kağıt faturalamaya kıyasla işletmelere fatura işleme maliyetlerinde %60 ila 80 oranında tasarruf sağlar.

E-fatura, işletmenizin faturalama işlemlerini kolaylaştırması için dönüştürücü bir fırsat sunar. Fatura oluşturma, teslim etme ve ödeme gibi daha önce zaman alan manuel görevleri otomatikleştiren e-fatura, faturalama iş akışınızda devrim yaratır ve finansal süreçlerinizi hızlandırır.

E-fatura formatında gerekli tüm alanlar donatılmış olarak geldiğinden, çalışanlarınızın artık ERP’lere veya muhasebe sistemlerine veri girmek için değerli zamanlarını harcamalarına gerek kalmaz. Veriler, bu finans sistemleri ile alacak hesapları (AR) çözümü arasında sorunsuz bir şekilde değiş tokuş edilir.

E-fatura, satın alma veya sevkiyat belgeleriyle eşleştirme ve fatura sürecini basitleştirerek sipariş edilen ürünlerin alıcılar tarafından doğru şekilde yansıtılmasını sağlar. Ayrıca, bir tedarikçi olarak alınan ödemeleri orijinal işlemlerle kolayca mutabık hale getirebilir, daha hızlı ve daha verimli nakit akışını kolaylaştırabilirsiniz.

Ayrıca işletmeler ödenmemiş faturalar hakkında zamanında ve otomatik hatırlatıcılar alabilirler. Bu, işletmelerin nakit akışlarını iyileştirmelerine ve geç ödeme riskini azaltmalarına yardımcı olabilir. Ayrıca, e-fatura’lar kolayca takip edilebilir ve saklanabilir, bu da anlaşmazlıkların çözülmesini kolaylaştırır.

Sonuç olarak, otomatikleştirilmiş bir faturalama ve faturalandırma süreci işletmelerinize daha yüksek rekabet gücü kazandırır. Finansal operasyonları kolaylaştırarak daha verimli çalışabilir, kaynakları stratejik olarak tahsis edebilir ve üstün bir müşteri deneyimi sağlayabilirsiniz. E-fatura’yı benimsemek, gelişmiş finansal çeviklik ve pazarda daha güçlü bir konum anlamına gelir.

2. Geliştirilmiş doğruluk ve daha az hata

Müşterilerin en çok duyduğu bahanelerden biri karşı tarafın faturayı almadığını iddia etmesidir. Fatura postada kaybolmuş, yanlış kişiye gönderilmiş veya e-posta gelen kutularına hiç ulaşmamış olabilir. E-fatura ile artık kayıp fatura yoktur, faturalarınız her zaman doğru e-posta adresine veya portala gönderilir.

3. Maliyet tasarrufu

Kağıt faturaları ortadan kaldırmak ve fatura işlemeyi otomatikleştirmek işletmenize önemli miktarda para tasarrufu sağlayabilir. Bunun nedeni artık kağıt, baskı, zarf ve posta masraflarını ödemek zorunda olmamanızdır. 

E-fatura’nın uygulanmasıyla ilgili bazı başlangıç maliyetleri olsa da, bu maliyetler genellikle süreçlerin otomatikleştirilmesi ve kağıt izinin ortadan kaldırılmasıyla elde edilen uzun vadeli tasarruflarla dengelenir.

4. İyileştirilmiş nakit akışı

Ödeme süresi genellikle faturanın alınmasıyla başlar. E-fatura ile faturalar anında gönderilir, bu da ödeme sürecini büyük ölçüde hızlandırır ve ödeme döngülerini kısaltır. Bu, işletmeniz için daha iyi nakit akışı sağlayabilir.

Hatta dijital ödemeler aracılığıyla daha temassız doğrudan işleme dahil ederek daha hızlı ödeme alabilirsiniz. Bu, müşterilerinizin faturalarını yazdırmak, taramak veya postalamak zorunda kalmadan elektronik olarak ödeyebilecekleri anlamına gelir.

5. Daha fazla müşteri memnuniyeti

E-fatura’nın anında teslim edilmesi ve alınması ile kolaylaştırılmış bir faturalama süreci, esnek ödeme seçenekleriyle birleştiğinde, müşterilerin mutlu kalmaları ve sadakatlerini sürdürmeleri için güçlü bir teşvik görevi görür.

Ayrıca, manuel süreçlerden kaynaklanan herhangi bir sorun artık müşteri destek ekibinizi zorlamaz. E-fatura’lar kağıt faturalara göre daha doğru ve takibi daha kolay olduğundan, destek ekipleri anlaşmazlıkları daha hızlı ve verimli bir şekilde çözebilir ve daha kritik sorunlarla ilgilenebilir.

İşletmeler müşteri deneyimine giderek daha fazla öncelik verdikçe, kişiselleştirme hızla büyüyen bir trend olarak ortaya çıkar. İyi tasarlanmış faturalar ve bunlara eşlik eden e-posta’lar hazırlayarak marka bilinirliği elde edebilir ve müşterilere olağanüstü başlangıç ve devam eden deneyimler sunabilirsiniz.

Bu kişiselleştirilmiş dokunuşlar, işletmenizin organizasyonel becerisinin ve etkili yönetiminin bir kanıtı olarak hizmet eder ve müşteriler üzerinde olumlu bir izlenim bırakır.

6. Gelişmiş görünürlük ve kontrol

E-fatura’yı seçerek, faturalama sürecinize ve daha geniş anlamda genel finansal operasyonlarınıza ilişkin daha iyi bir görünürlük elde edersiniz. Faturaların ne zaman gönderildiğine, alındığına ve hatta bazen alıcılar tarafından görüntülendiğine dair net kayıtlar vardır. Bu şeffaflık düzeyi, ödemelerin durumunu her zaman bilmenizi sağlayarak daha iyi nakit akışı yönetimine olanak tanır.

Ayrıca, e-fatura aracılığıyla toplanan veriler, gelişmiş raporlama ve değerli içgörüler elde etmek için kullanılabilir, böylece bilinçli finansal kararlar almanızı ve süreçlerini daha da optimize etmenizi sağlar.

7. Dijital arşiv ve depolama

E-fatura aynı zamanda arşivleme ve depolama için de sistematik bir yaklaşım sunar. Bu, özellikle denetimler veya uygunluk kontrolleri sırasında faturaların kolayca aranabilir ve geri alınabilir olmasını sağlar.

Su veya yangın hasarına karşı savunmasız kağıt faturaların aksine, e-fatura özellikle zorlu ortamlarda daha güvenli ve güvenilir bir depolama çözümü sunar. E-fatura’nın dijital yapısı, kritik finansal kayıtları koruyarak işletmelere gönül rahatlığı ve gelişmiş veri bütünlüğü sağlar.

8. Çevresel sürdürülebilirlik

E-fatura’yı benimsemek, işletmelerin çevresel etkilerini azaltmaları için güçlü bir yoldur. Billentis’in raporuna göre, işletmeler küresel olarak her yıl yaklaşık 550 milyar fatura gönderir. Bu çok fazla kağıt ve atık anlamına gelir. E-fatura, kağıt kullanımını etkin bir şekilde azaltarak ağaçları koruma çabalarına doğrudan fayda sağlar ve çöp sahalarındaki atıkları azaltır.

E-faturala ayrıca sera gazı emisyonları üzerinde de olumlu bir etkiye sahiptir. Baskı, paketleme ve nakliye içeren geleneksel faturalama yöntemlerinin aksine e-fatura fiziksel hareket ihtiyacını ortadan kaldırır. Sonuç olarak, yollarda daha az araç olması yakıt tüketiminin azalması ve dolayısıyla emisyonların düşmesi anlamına gelir.

Sürdürülebilirlik arayışında olan bazı alıcılar, tedarikçilerden yalnızca elektronik fatura göndermelerini talep eder. İşletmelerin çevresel, sosyal ve yönetişim performanslarının bir ölçüsü olan ESG derecelendirmelerini iyileştirmelerine yardımcı olur.

E-fatura’ya geçiş yapmak, işletmelerin çevresel sorumluluk ve sürdürülebilirlik konusundaki kararlılıklarını göstermelerinin basit bir yoludur. Gelecek nesiller için daha sürdürülebilir bir gezegen sağlamaya yönelik güçlü bir adımdır.

E-fatura’nın sürdürülebilirliğe faydaları ve sonuçları

E-fatura’nın sürdürülebilirlik faydalarıSonuçlar
Kağıt kullanımının azaltılmasıDaha az baskı, daha az enerji tüketimi, daha az ağaç kaybı, çöp sahalarında daha az atık
Fosil yakıt azaltımıPosta hizmetleri aracılığıyla posta dağıtımı nedeniyle sera gazı emisyonu yok
Daha az mürekkep kullanımıArtık çevreyi kirleten zararlı mürekkep, mürekkep kartuşları ve diğer kimyasallar yok
Fiziksel depolamaya gerek yokDepolama alanı veri merkezlerindeki sunucularla sınırlıdır.

9. Geliştirilmiş tedarikçi-müşteri ilişkileri

E-fatura uygulaması bir bakıma alıcılarınızla aranızdaki ilişkiyi güçlendirmek ve mükemmel müşteri hizmetleri sunmakla ilgilidir. Faturaları elektronik olarak göndererek, ekibinizin manuel istisnalara ve faturaların mutabakatına veya satın alma siparişlerini kontrol etmeye odaklanmak için zaman kazanmasını sağlayabilirsiniz.

E-fatura’lar alıcılar için de daha verimlidir. Saniyeler içinde işlenebilir ve tüm veri alanları mevcuttur. Bu da alıcıların otomasyonu kullanarak faturanın ödenmesi için gerekenleri yakalayabileceği ve teorik olarak fatura verilerinin %100’ünün yakalanabileceği anlamına gelir.

Son olarak, e-fatura işletmeler arasında daha iyi iletişimi teşvik edebilir. Otomatik ödeme hatırlatıcıları ve durum güncellemeleri, herkesin bir faturanın durumu hakkında bilgi sahibi olmasına yardımcı olabilir.

10. Yasal uyumluluk ve veri bütünlüğü

E-fatura sistemlerinin genellikle yasal gerekliliklere ve vergi düzenlemelerine uyması gerekir. Vergi gereklilikleri ülkeden ülkeye değişir, ancak e-fatura’nın zorunlu olması yönünde gerçek bir eğilim vardır, bu sayede eski sistemde ortaya çıkan KDV boşlukları e-fatura ile giderilir.

Faturaların kurcalanmaya karşı dayanıklı ve yasal olarak geçerli kalmasını sağlayan veri bütünlüğü önemli bir unsurdur. Uyumluluğu sağlamanın birkaç yolu vardır:

  • Standartlaştırılmış formatlar: Birçok ülke, Avrupa Birliği’nin EN 16931 standardı gibi standartlaştırılmış e-fatura formatlarını benimsemiştir. Bu formatlar faturaların doğru şekilde biçimlendirilmesini ve gerekli tüm bilgileri içermesini sağlar.
  • Dijital imzalar: Dijital imzalar, e-fatura’ların gerçekliğini doğrulamak için kullanılabilir. Bu, sahtekarlığın önlenmesine ve faturaların tahrif edilmediğinden emin olunmasına yardımcı olur.
  • Şifreleme: Şifreleme, e-fatura’ların gizliliğini ve verilerini korumak için kullanılabilir. Bu, faturayı yalnızca hedeflenen alıcının görüntüleyebilmesini sağlamaya yardımcı olur.
  • Denetim izleri: E-fatura sistemleri genellikle faturaların oluşturulmasını, iletilmesini ve alınmasını takip eden denetim izleri tutar. Bu, faturaların geriye doğru izlenebilmesini ve herhangi bir sorun olması durumunda e-faturalardaki verilerin doğrulanabilmesini sağlamaya yardımcı olur.
  • Güvenli bir ağ kullanmak: E-fatura’lar, yetkisiz erişimi önlemek için HTTPS gibi güvenli bir ağ üzerinden iletilmelidir.

Sonuç olarak, e-faturanın tüm dünyada zorunlu hale gelmesi an meselesidir. İşletmenizin finansal süreçlerini iyileştirmenin bir yolunu arıyorsanız, e-fatura dikkate alınması gereken harika bir seçenektir.

Maliyet tasarrufu, verimlilik artışı, gelişmiş doğruluk, gelişmiş güvenlik ve uyumluluk dahil olmak üzere bir dizi avantaj sunar. E-fatura ayrıca işletmenizin nakit akışını, müşteri memnuniyetini, görünürlüğü ve kontrolü ve çevresel sürdürülebilirliği iyileştirmesine yardımcı olabilir.

E-fatura Avantajlarının İş Yerindeki Etkisi 

E-fatura, satın alma işleminizi mevcut müşteri ile takip etmek ve kayıt tutmak için iyi bir araçtır.

Ofislerde kağıt kullanımını azaltmaya, ofislerin temiz ve sağlıklı kalmasına yardımcı olur.

E-fatura ile tonlarca evrakla aşırı yükleme yapamazsınız. Önemli evrak işlerini azaltır.

Alıcı ve satıcı arasında herhangi bir anlaşmazlık durumunda e-fatura’lar kolayca takip edilebilir. Mahkemeye gitmeye gerek yoktur; her şey sistem tarafından sorunsuz bir şekilde çözülür.

E-fatura, mali denetimi kolaylaştırır. Artık belgeleri manuel olarak takip etmenize gerek yoktur, faturaların dijital verilerini finansal denetimler veya şirket içi veya şirket içindeki departmanların iç denetimleri sırasında bir referans noktası olarak kolayca kullanabilirsiniz.

Özetle e-fatura, maliyetlerden tasarruf etmek ve düzenli olarak kağıt kayıt tutma zahmetine girmeden iş yapmak isteyen şirketler için zorunludur.